WBSO controle

Een belangrijk deel van de WBSO controle vindt plaats aan de hand van de zogenoemde WBSO/S&O-administratie. Deze administratie moet inzicht geven in de aard, inhoud en voortgang van de verrichte speur- en ontwikkelingswerkzaamheden, inclusief de daaraan bestede tijd. Voor wat betreft het inrichten van de WBSO-administratie is het aan te bevelen hiervoor aansluiting te vinden bij bestaande vastleggingen in het bedrijf.

Essentie WBSO-administratie

Er zijn geen harde vormvereisten voor de WBSO-administratie. Voor wat betreft het inrichten van de WBSO-administratie is het aan te bevelen aansluiting  te vinden bij de bestaande vastleggingen in het bedrijf. Hierin schuilt ook een risico. De eigen administratie kan tekort schieten in de ogen van RVO. De administratie moet namelijk aan een groot aantal voorwaarden voldoen. In de praktijk betekent dit, dat elk bedrijf zijn eigen specifieke gedragslijn moet vinden in het voeren en vastleggen van een deugdelijke WBSO-administratie.

1. Urenverantwoording
   De uren die worden besteed aan speur- en ontwikkelingswerk moeten per project, per dag en per medewerker worden bijgehouden. Deze urenadministratie moet uiterlijk binnen 10 werkdagen zijn bijgewerkt.
   Indien u eigen projectnummers hanteert die niet overeenkomen met de WBSO-projectnummers, moet uit de administratie blijken hoe de interne projectnummers aan het WBSO-projectnummers gerelateerd zijn. Zeker bij omvangrijke projecten, waarbij niet alle projecturen als “S&O” beschouwd kunnen worden, is het goed om een expliciete procedure te hebben voor deze administratieve organisatie en de interne controle hierop. Hieruit moet o.a. blijken hoe de S&O-uren af te leiden zijn uit de urenadministratie, wie deze S&O-uren als zodanig oormerkt, wie verantwoordelijk is voor de juiste opgave naar RVO, etc.
2. Verantwoording van kosten en investeringen
   Naast subsidie op loonkosten is het mogelijk om ook subsidie te krijgen op bijkomende kosten en investeringen. Dit is een financieel interessant onderdeel van de subsidieregeling. Een valkuil hierbij zijn de regels die nogal specifiek zijn en deels afwijken van gangbare bedrijfseconomische principes. Hieronder een aantal aanwijzingen hoe u hiermee het beste om kunt gaan:

   Voor kosten: zorg dat aannemelijk is dat de kosten direct en uitsluitend betrekking hebben op het aangevraagde speur- en ontwikkelingswerk. Een heldere specificatie van een factuur met gemengde kosten (deels wel en deels geen S&O-werk) kan helpen om kosten op een rechtmatige manier toe te wijzen.

   Voor verbruikte materialen: zorg dat aannemelijk is dat de opgevoerde materiaal- of grondstofkosten uitsluitend gebruikt zijn voor speur- en ontwikkelingswerk. Dit kan via een expliciete verbruiksadministratie of door de hoeveelheden op te nemen in de proef- en testverslagen.

   Voor kosten van verbruikte materialen en grondstoffen geldt dat alleen de materiaalcomponent meegerekend mag worden. Interne verrekenprijzen of integrale kostprijzen die dus ook andere kostentypes omvatten, zijn niet bruikbaar. Als het om door derden geleverde prototype(delen) gaat, geldt deze restrictie niet. 

   Bij investeringen gaat het erom dat er een objectieve verdeelsleutel aan te wijzen is voor wat betreft het deel dat wel in aanmerking voor WBSO subsidie en het deel dat niet in aanmerking komt. En uiteraard moet deze sleutel verifieerbaar zijn.

3. Projectadministratie
   Deze kan bestaan uit verschillende typen (digitale) documenten, verschillende administraties en subadministraties die betrekking hebben op het verrichte speur- en ontwikkelingswerk. Vooral documenten die inzicht geven in de verrichte werkzaamheden en de technische voortgang gedurende het project zijn zinvol. Het kan gaan om vergaderstukken, rapportages, correspondentie, foto’s, meetverslagen, testresultaten, technische tekeningen, berekeningen, etc. Het is van belang dat deze documenten zijn gedateerd en dat duidelijk is wie de opsteller is van het document. Besteed ook aandacht aan de wijze van archiveren. Denk hierbij vooral aan een chronologische ordening (per project). Voorzie e.e.a. eventueel van een uitleg en samenvatting. En zorg bovenal dat de documenten ook op langere termijn op elk moment te ontsluiten zijn. Belangrijk: Het gaat niet om het creëren van een waterdichte bewijsvoering, maar om het geven van inzicht met als doel het aannemelijk maken dat de geclaimde projectwerkzaamheden zijn uitgevoerd. 

Beide manieren zijn toegestaan en elk type WBSO-administratie heeft zijn eigen voor- en nadelen. Digitale vastleggingen hebben als grote voordeel dat deze in gemakkelijker beschikbaar gesteld kunnen worden. Digitale administraties zijn ook kwetsbaar; na het in gebruik nemen van een nieuw IT-systeem is de oude informatie soms niet meer toegankelijk. Ook het opschonen van bestanden door een ijverige systeembeheerder kan ervoor zorgen dat oude data niet meer te mobiliseren is. De WBSO-administratie is een onderdeel van de loonadministratie en dit betekent dat de wettelijke bewaarplicht 7 jaar is.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) kan boetes opleggen en andere corrigerende maatregelen treffen naar aanleiding van het bedrijfsbezoek en de controle. Dit zal gebeuren als naar het oordeel van RVO de regels niet juist zijn toegepast.